نحوه تنظیم و ارائه علمی یک موضوع زمین شناسی
نحوه تنظیم و ارائه علمی یک موضوع زمین شناسی
(در جلسه دفاع، سمینار یا کنفرانس)
بهروز اسرافیلی دیزجی
مقدمه
اگر تاکنون سخنرانی نداشته اید شاید تصور کنید که این کار بسیار آسان می باشد ولی اکثر افراد وقتی زمان موعود فرا می رسد و خود را در مقابل چشمان تیزبین اساتید و دانشجویان می یابند، تازه به عمق مطلب پی می برند. این مقاله مطالبی مهم و تجربه شده در مورد یک ارائه علمی موفق را به شما می دهد. شما ابتدا بایستی اطلاعاتی درمورد نرم افزار پاورپوینت کسب کنید. هر نوع ارائه علمی دارای قوانینی است که هر سخنران موفقی باید از این قوانین بهره مند شود. تا موضوع خود را با بهترین وجه انتقال دهد. بدون اینکه شنوندگان را خسته کرده یا موضوع را نارسا انتقال دهد. این موارد در بخشهای زیر تقسیم بندی شده است:
- آماده شدن برای سخنرانی
- نوشتن متن سخنرانی
- تغییر و بهبود عبارتهای سخنرانی
- تذکرات کلیدی
- نتیجه گیری
1) آماده شدن برای سخنرانی
قبل از هرگونه بحث، توجه به چند سوال زیر بسیار مهم است: هدفتان از سخنرانی چیست؟ کدامین ایده و یا ایده ها را می خواهید بحث کنید؟ نتایج تحقیقات شما چیست؟ تمامی جزئیات تحقیقتان را در ابتدا بیان نکنید. سوالاتی از این قبیل ذهن شما را متمرکز می کند و به محفوظات شما نظم می دهد.
اصل اول) توجه شنوندگان را به موضوع مورد بحث حفظ کنید: با نشان دادن عمق دانش شما نسبت به موضوع این کار میسر می شود. بحثهای متفاوت در مورد این موضوع را بصورت بسیط و جامع بیان کنید. روشهای مختلف موجود و توسعه یافته را شرح دهید و نقاط ضعف و یا قوت کارها را بررسی کنید. این شامل مثالهایی از آنالیز داده ها و تستها نیز می شود. کاربرد نتایجتان را تشریح کنید تا شنوندگان متوجه اهمیت موضوع و لزوم پی گیری بحث باشند.
حالا سوال مهم اینجاست که چگونه باید سخنرانی را سازمان داد؟ بهتر است سخنرانی شما شامل موارد: عنوان موضوع، فهرست مطالب، مقدمه (انگیزه شما از این تحقیق)، ارائه قسمت اصلی تحقیق، نمایش دادن داده ها و نتایجتان، نتیجه گیری (خلاصه سازی نکات مهم این مطالعه) باشد. اما قالباً در کنفرانسها و جلسات دفاع زمان محدود و تعیین کننده است. در برخی کنفرانسها ما 15 دقیقه یا در جلسات دفاع 45 دقیقه فرصت داریم که مطالب خود را ارائه کنیم. در این شرایط اولویت بندی مطالب و برنامه ریزی اهمیت دوچندان دارد. در اینجا پیشنهاداتی داریم:
الف) زمانی که تنها 15 دقیقه و یا کمتر زمان داریم چه باید کرد؟
زمان در این کنفرانسها بسیار محدود است لذا بایستی تنها یک ایده از کار ارائه شود. از پراکنده گویی بیهوده پرهیز گردد. محوریت موضوع فراموش نشود. مقدمه کوتاه و جامعی نسبت به بحث مفید است. سپس مسئله و سوال مهمی که باید پاسخ داده شود ارائه گردد. نتایج و اهمیت تلاش خود در پاسخ گویی به این مسئله را نیز بحث کنید. سادگی را فراموش نکنید. زمانبندی نیز فراموش نگردد:
- مطالب کلی و مقدماتی (یک دقیقه)
- منطقه زمین شناختی مورد مطالعه (یک دقیقه)
- تکنیک ها و روش مطالعه (سه دقیقه)
- داده ها و نتایج (پنج دقیقه)
- کاربرد تحقیقات شما (سه دقیقه)
- نتیجه گیری (یک دقیقه)
ب) زمانی که تنها 45 دقیقه زمان داریم چه باید کرد؟
فهرست مطالبی که باید بحث شود و زمان هر یک را دقیقاً تعیین کنید. در زیر مثالی از این برنامه ریزی آورده می شود:
- مقدمه و مطالب کلی (سه دقیق): شامل انگیزه های تحقیق و فهرست مطالب دربرگیرنده سخنرانی
- جایگاه زمین شناسی و یا تکنیکها و روش کار (شش دقیقه): اطلاعاتی که قبلاً در مورد منطقه مورد مطالعه وجود دارد مرور گردد و تکنیک های اساسی در مورد مطالعه بررسی گردد.
- ارائه داده ها (سی دقیقه): چگونه این داده ها را به دست آورده اید؟ نتایج شما چیست؟ معنی نتایج شما چه می باشد؟ آیا آنها تئوری شما را پشتیبانی می کند؟ آیا نتایجتان را تست کرده اید؟ کاربرد نتایج شما برای دیگران چیست؟
- نتیجه گیری (سه دقیقه): یافته های خود را به صورت خلاصه بیان کنید.
- فعالیت های آینده شما (دو دقیقه): آیا این تحقیق را ادامه می دهید؟ آیا شما موضوع و یا تکنیک جدیدی پیش روی محققان باز کرده اید یا خواهید کرد؟
2) نوشتن متن سخنرانی
چند تا اسلاید باید حاضر نمود؟ در پاسخ به این سوال سه استراتژی وجود دارد که در زیر این استراتژی ها بیان و بررسی می گردند (با فرض سخنرانی 45 دقیقه ای دفاع از پایان نامه):
استراتژی اول: اسلایدهای زیاد ولی ساده ( 45 اسلاید در 45 دقیقه زمان)
در این حالت درک و فهم هر اسلاید ساده است.
استراتژی دوم: اسلایدهای اندک ولی پیچیده ( 5 اسلاید در 45 دقیقه زمان)
زمان شنوندگان کلاً برای فهم اشکال صرف می شود. حفظ تمرکز حضار سخت خواهد شد.
استراتژی سوم: حد میانه دو حالت فوق
شاید بهتر است هر دو استراتژی ابتدایی را تجربه کنید. بعد تصمیم گیری کنید.
اصل دوم: از ایجاد اسلایدهای زیاد اجتناب کنید. 12 تا 15 اسلاید برای کنفرانسها کافی است و 45 اسلاید برای سمینار یا دفاع از تز.
چگونه متن سخنرانی و اسلایدها را آماده کنیم؟
تهیه صفحات آغازین ارائه: در صفحه آغازین عنوان اصلی و عناوین فرعی، اسم نویسنده یا نویسندگان، موقعیت تحصیلی و یا کاری در یک عکس زمینه زیبا بسیار مطلوب و جذاب است.
تهیه متن اصلی ارائه: از جملات ساده استفاده کنید. جملات طولانی و مبهم نباشند. لغات غیرضروری را حذف کنید. موضوع اصلی را فراموش نکنید. حاشیه و طفره روی را کنار بگذارید. هر جمله باید در سر جای خود بکار رود. جملات استفاده شده باید ساده، با معنی و کامل باشند. بسیاری از دوستان متنی را آماده می کنند و هنگام ارائه در حالتی که چشمانشان فقط به نوشته متمرکز است متن را می خوانند که این روش اصلاً مطلوب نیست. اگر جملات از بر باشد نشان دهنه عمق دانش شما و اشرافتان نسبت به موضوع می باشد. ارائه شما نباید موجب خواب رفتن حضار گردد.
اندازه فونت نوشتارهای اسلاید: برای تیترها فونت با اندازه 40 تا 44 و برای متن ها اندازه 32 تا 28 مفید است. یکبار امتحان کنید که فونتی را که به کار برده اید از آخر سالن ارائه قابل رویت می باشد. از انواع فونتهایی که ناخوانا برای عموم است اسفاده نکنید. سادگی فراموش نشود.
اشکال و نمودارها: اشکال باید نماینده خوبی از موضوع شما باشند و ایده های شما را انتقال دهند. اشکالی که در مقاله و یا گزارشات ارائه می شود برای این منظور مناسب نیستند. نوشتارهای موجود در شکل نیز باید خوانا باشد لذا بایستی به اندازه شکل توجه نمود. اشکال باید واضح باشند. اشکال ساده و با جزئیات اندک مفید می باشند. این موارد در مورد نمودارها نیز صادق است. نمودارها در زمان ارائه باید توضیح داده شوند. پیکانها و توضیحات باید اضافه گردند. عناوین فراموش نشود. در نمودارها اطلاعات اضافی حذف گردد. برای توضیح نمودارها باید بر روی آنها جملاتی نوشت. از قرار دادن نمودارهای زیاد (مثلاً چهار عدد) در یک اسلاید خودداری کنید.
تنها داده ها را در معرض نمایش نگذارید بلکه در کنار این نمایش مواردی را که نمودارها به آن اشاره می کند را توضیح دهید. آیا هدف ارائه شما قرار دادن حضار در مقابل ابری از داده ها است؟ داده ها را ساده سازی کنید و اطلاعات را تجزیه و تحلیل کنید. اسلایدهایی را برای این منظور (ساده سازی) طراحی کنید.
از امکانات و قابلیت های موجود در پاورپوینت بهترین استفاده را بکنید. این امکانات باید به شما در ارائه هرچه بهتر مطلبتان کمک کند. از رنگهای جلف و زننده خودداری کنید. سادگی فراموش نگردد. از تنظیمات یکنواخت صفحات اسلاید (برای مثال زمینه) بهره بجویید. نوشتن عنوان و تعداد صفحات اسلاید مفید است. از استفاده از افکت های زیاد خودداری کنید. از هر حالتی که موجب از بین رفتن تمرکز در حضار می شود اجتناب کنید.
3) تغییر و بهبود عبارتهای سخنرانی
حداقل یکبار (2 یا 3 بار) سخنرانی هر اسلاید را تمرین کنید (وجود یک یا چند نفر از دوستان بسیار مفید است). این به شما در رسیدن با یک سخنرانی چکیده و زیبا کمک می کند. زمان را در حین سخنرانی از دست ندهید. عبارتهای شیوا و پر معنی را جایگزین پراکنده گویی و عبارات گنگ نمایید.
چگونه عبارات را جایگزین کنیم؟ ابتدا عباراتی را که مربوط به هر اسلاید را نوشته وسپس به تصحیح و ویرایش آن بپردازید. از دیگران در این امر کمک کنید. تمرین اسلایدها در مقابل دوستان و کسانی که سخنرانی موفقی داشته اند در مورد تغییر و بهبود عبارات بسیار سازنده است. در زمان تمرین هرچه قدر شرایط را به شرایط روز سخنرانی نزدیکتر کنید موفق تر خواهید بود (استفاده از همان زمان- مکان و وجود حضار). انگاه متوج خواهید شد که کدام اسلایدها را باید حذف، تغییر یا جایگزین کنید.
4) تذکرات کلیدی
بایستی در طول سخنرانی توجه هیئت داوران و حضار به موضوع حفظ گردد. این شما هستید که باید به آنها کمک کنید. ارائه باید به گونه ای باشد که حاضرین موارد مورد بحث را به خاطر داشته باشند.
در یک ارائه خوب و ایده ال هیئت داوران و حضار مطالب را بخوبی درک می کنند و گوش می دهند. گاهی بهتر است که خلاصه ای از سخنرانی را برای آنها کپی کنید تا داشته باشند.
در سمینارها سخنرانی شما تنها سخنرانی نیست. لذا گاهی استفاده از جوک و موارد خنده داری که برای خودتان اتفاق افتاده در شروع بحث بسیار جذاب است. از ریتم و لحن صدای یکنواخت خودداری کنید.
زمان بسیار مهم است. هیئت داوران در قالب زمان کار شما را قضاوت می کنند. تاخیر در کنفرانسهای بین المللی بسیار نامطلوب است. اگر شما برنامه ریزی و زمان بندی نداشته باشید در زمان سخنرانی دچار مشکل خواهید شد.
5) نتیجه گیری
در هر اسلاید یک (2 یا 3) ایده و نکته مهم را قرار دهید. نتیجه گیری یک خلاصه کامل از مطلب نمی باشد. شماره اسلایدها و اشکال را بیان کنید. سادگی و دقت فراموش نگردد. بعد از نتیجه گیری نیز به سوالات حضار توجه کنید.